RECOMENDACIONES PARA EL USO DEL TELÉFONO

RECOMENDACIONES PARA EL USO DEL TELÉFONO

1.- Debes tener en cuenta que la voz expresa fortaleza, temor, debilidad, seguridad, conocimiento. Además, debe ser atenta, agradable, clara y natural.

2-.- El tono de voz es importante para crear el clima de la comunicación y refleja receptividad o rechazo.

3.- Las palabras que usas deben ser directas, que no admitan otras interpretaciones.

4.- Debes hacer uso de la cortesía telefónica. Saludar, llamar al cliente por su nombre, escuchar con atención y dar las gracias.

5.- Evita respuestas cortantes. El oyente puede pensar que su llamada es una interrupción.

6.- Responde al teléfono con fórmulas como la del saludo: "Buenos días, Ramirez y Asociados, habla Sara".

7.- Evita expresiones como "no puedo", "no sé", "no tengo la información".

8.- El teléfono no debe timbrar más de tres veces.

9.- Cuando alguien espera en línea, debes regresar cada 30 segundos para hablar con él. De ésta forma la persona sentirá tú atención sin molestarse a que le sea dada la respuesta.

10.- Habla con claridad y naturalidad.

11.- No des la impresión de estar negando a la persona.

12.- Dar la mejor impresión posible a través del teléfono.

13.- Si vas a dar una información, debes estar segura de ella.

14.- Contestar con prontitud es un acto de cortesía.

15.- Por último recuerda, que no debes usar expresiones inadecuadas o imprecisas

PROTOCOLO Y GLAMOUR

Toda buena secretaria debe saber todo lo relacionado con el protocolo que  es una herramienta para mantener las buenas relaciones interpersonales, el respeto por todo lo que están en nuestro entorno; con nuestra presentación personal, con la tolerancia, la honestidad, la cortesía y el amor.

Protocolo y glamour es algo muy importante en una secretaria   trata sobre el cumplimiento de las reglas preestablecidas, el comportamiento en la mesa, y todo lo relacionado con el buen comportamiento de nuestra vida.

Debemos comportarnos con nuestros semejantes , como queremos que ellos se comporten con nosotros porque es la elegancia que identifica a una persona, la forma de estar, de comportarse, el glamour mas que todo identifica a una mujer, que camina derecha, con su vestuario pulcro, que anda sin carreras, con la mirada al frente, bien perfumada, pero de esto no se escapan los hombres, por que no hay cosa mas maravillosa que mirar a un hombre pulcro, bien vestido, elegante, caballero y galante, ese es un hombre con glamour , sin que su condición viril se acabe.

La  elegancia no solo se muestra por la forma de vestir y los modales  sino tambien con una gran personalidad, con mucho respeto y educación hacia los demás.....!!!!!!!!

PERFIL DE LA SECRETARIA

Personalidad equilibrada y proactiva.        Autoestima positiva.       

Capacidad de adaptación a los cambios.       

Habilidades comunicativas y escucha activa.

Capacidad de crear, innovar e implementar.       

Criterio propio para actuar oportunamente y distinguir prioridades.       

Disposición para trabajar en equipo.       

Capacidad de observación, concentración y amplitud de memoria.

Tacto y prudencia para manejar situaciones diversas.

Espíritu de superación.        

Flexibilidad·        

Sentido de humor.

Resistencia física y nerviosa.       

Agudeza visual. 

Así mismo para poder alcanzar la máxima eficacia en su trabajo y desempeñar sus funciones de forma correcta, la secretaria ha de dominar a la perfección una serie de conocimientos técnicos apropiados para el cargo que desarrollará, tales como son:

Técnicas de archivo.       

Técnicas de oficina·        

Digitación o mecanografía.

Uso apropiado del teléfono·        

Manejo y organización de la agenda·        

Redacción de correspondencia general, comercial y administrativa.

Manejo adecuado de documentos.

Conocimiento y dominio del idioma del país. 

  

EL  VESTIR DE LA SECRETARIA

Todas las secretarias quieren sentirse seguras comodas por su buen modo de vetir elegantes, seguras de si mismas .

La elegancia, el modo de vestir,el modo de caminar es lo que hace la elegancia de caminar de una secretaria ejecutiva y hace que su personalidad tenga mas espectativa